جدول مواعيد مركز العلاج الطبيعي: إزاي توزّع الحالات على الأخصائيين
آخر تحديث:
في أغلب المراكز، جدول بكره بيتعمل آخر اليوم على ورقة أو شيت: مين عند مين، ومين اعتذر، ومين عايز يغيّر ميعاده. ولما الحالات تكتر، الجدول بيبقى أكبر مصدر للخناق والوقت الضايع. دي الطريقة اللي بتخلي الجدول يمشي من غير ما تقعد عليه كل ليلة.
١. ابدأ بساعات كل أخصائي
قبل ما تحط أي حالة، اكتب أيام وساعات شغل كل أخصائي: مين بيشتغل السبت والتلات من ٩ لـ ٣، ومين بعد الضهر بس. الجدول اللي مبني على ساعات حقيقية مش هيحط حالة عند أخصائي مش موجود.
٢. كل حالة ليها ميعاد ثابت
اربط كل حالة بأيامها وساعتها ومدة جلستها (ساعة، نص ساعة، ربع ساعة) مرة واحدة، وكرّر الميعاد ده كل أسبوع. الحالة بتلتزم أكتر، والريسبشن مش بتعيد ترتيب نفس الحالات كل أسبوع.
٣. أخصائي أساسي، وأخصائيين بدلاء
حدّد لكل حالة أخصائيها الأساسي، ولو ينفع أكتر من أخصائي يتابعها، اكتبهم. ساعتها لما الأساسي يكون مليان أو غايب، تعرف على طول مين ياخد الحالة من غير ما تسأل.
٤. لما أخصائي يعتذر فجأة
أول ما تعرف، شوف حالاته في اليوم ده واحدة واحدة، ولكل حالة اختيارين:
- أخصائي تاني فاضي في نفس الميعاد (لو الحالة موافقة على بديل)
- نفس الأخصائي في يوم تاني قريب
- وبلّغ الحالة أو ولي الأمر بالتغيير قبل الميعاد بوقت كافي
٥. ميعادين فوق بعض؟ امنعها من الأول
أكتر غلطة في جداول الورق إن أخصائي يتحط له حالتين في نفس الساعة. لو الجدول في سيستم، السيستم نفسه لازم يرفض الحجز اللي بيتعارض مع ميعاد تاني أو مع ساعات الأخصائي.
٦. قايمة انتظار للمواعيد المطلوبة
الحالات الجديدة اللي عايزة ميعاد مش متاح، سجّلها على قايمة انتظار بالمواعيد اللي تناسبها. أول ما ميعاد يفضى (حالة خلصت أو وقفت)، اعرضه على أول حالة مناسبة.
٧. أكّد جدول بكره قبلها
قبل آخر اليوم، الريسبشن تراجع جلسات بكره: مين أكد، ومين لسه، ومين محتاج تذكير. ده بيقلل الغياب ويخلي الصبح يبدأ هادي.
أسئلة بتتكرر
الجدول يتعمل كل أسبوع ولا مرة واحدة؟
الأحسن مرة واحدة: كل حالة بميعادها الثابت بيتكرر، وتعدّل بس اللي بيتغير (اعتذار، تأجيل، حالة جديدة).
إزاي أعرف مين من الأخصائيين عنده وقت فاضي؟
لو ساعات كل أخصائي متسجلة ومواعيده كلها في مكان واحد، الوقت الفاضي بيبان لوحده. على الورق ده صعب لما الحالات تكتر.
أعمل إيه لو الحالة عايزة تغيّر ميعادها الثابت؟
شوف الأخصائي بتاعها فاضي إمتى، أو أخصائي تاني يتابعها، وغيّر الميعاد الثابت نفسه، مش جلسة واحدة بس.
سيستم إدارة مراكز العلاج الطبيعي
برنامج بالعربي لإدارة مراكز وعيادات العلاج الطبيعي: حجز المواعيد وتوزيع الجدول، الريسبشن، حضور الدكاترة، ملف وخطة علاج لكل حالة، الباقات، المدفوعات وصافي الربح. جرّب مجاناً.